Beschreibung

Information für Hinweisgeber

Mit der Einsetzung eines externen Ombudsmannes als externes Hinweisgebersystem geht die Stadt Dormagen weiter aktiv gegen Korruption vor und erweitert ihr Compliance-Management-System. Durch diese Maßnahme senken wir die Hemmschwelle für die Anzeige und Meldung von Beobachtungen.

Der von der Stadt Dormagen bestellte, externe Ombudsmann, Herr Peter-Olaf Hoffmann, nimmt als Vertrauensperson Hinweise auf mögliche Verletzungen von Gesetzen (Korruptionsstraftaten, Vergabeverstöße, etc.) entgegen und prüfen, ob die Hinweise plausibel und stichhaltig sind.

Bei Bedarf und Kenntnis der Identität des Hinweisgebers halten sie Rücksprache mit diesem. Schließlich leiten sie sämtliche Informationen in dem mit dem Hinweisgeber besprochenen Umfang, an die Stadt Dormagen zur weiteren Bearbeitung weiter. Alle Hinweise werden vertraulich behandelt und der Hinweisgeber entscheidet selbst, ob er den Ombusmann oder der Stadt Dormagen gegenüber seine Identität offenbaren will oder nicht.

Der bestellte Ombudsmann stellen sicher, dass Hinweise von Hinweisgebern, die nicht durch das Unternehmen identifiziert werden möchten, anonymisiert an die Stadt Dormagen weitergeleitet werden.

Sie als Hinweisgeberin/Hinweisgeber sollten dabei folgendes beachten:

Sie können die Ombudsleute je nach Wahl

• mündlich (per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung),
• schriftlich (per E-Mail, Fax, Brief) oder
• im Wege der physischen Zusammenkunft erreichen.

Die Kontaktdaten des Ombudsmannes lauten wie folgt:

Peter-Olaf Hoffmann

Jahnstraße 6
41541 Dormagen

Telefon: 0162 / 2153 354
E-Mail: ombudsmann@stadt-dormagen.org

Welchen Inhalt sollte mein Hinweis haben?

Damit Ihr Hinweis angemessen bearbeitet und untersucht werden kann ist es wichtig, dass der Hinweis so konkret wie möglich ist.

In  Ihrem Hinweis sollten Sie Angaben zu den Fragen machen:

Wer? Was? Wann? Wie? Wo?

Der Hinweis sollte nach Möglichkeit auch für fachfremde Personen verständlich sein.

Ist meine Anonymität gewährleistet?

Sollten Sie eine Kontaktaufnahme des Ombudsmanns mit Ihnen persönlich wollen, was zur Klärung von Rückfragen zum Sachverhalt sehr sinnvoll sein kann, dann müssen Sie Ihre Kontaktdaten angeben.

Ihre Anonymität gegenüber der Stadt Dormagen und allen Dritten ist gewährleistet, soweit Gegenstand des Hinweises nicht geplante Straftaten i.S.d. § 138 Strafgesetzbuch (StGB) sind oder es sich bei dem Hinweis um üble Nachrede oder Verleumdung (§§ 186 ff. StGB) handelt.

Wie läuft das externe Hinweisgeberverfahren ab?

• Eingangsbestätigung gegenüber der Hinweisgeberin/dem Hinweisgeber binnen 7 Tagen
• Abgleich mit internen Hinweisen, summarische tatsächliche und rechtliche Bewertung des Hinweises, Weitergabe der von der Hinweisgeberin/dem Hinweisgeber freigegebenen Informationen an die Stadt Dormagen
• Unterrichtung der Hinweisgeberin/des Hinweisgebers über die Folgemaßnahmen binnen 3 Monaten

Aufgaben des Ombudsmannes

• Unabhängige Anlaufstelle für Korruptionsangelegenheiten
• Entgegennahme und Prüfung (auch anonym) eingehender Hinweise und Nachfragen auf Anhaltspunkte für Korruption
• Hilfestellung beim Schutz betroffener Beschäftigter, insbesondere vor ungerechtfertigten Vorwürfen und Verdächtigungen sowie deren möglichen Folgen
• Zusammenarbeit mit dem Bürgermeister und der Anti-Korruptionsstelle der Stadtverwaltung Dormagen, z.B. durch Weitergabe von Informationen und Vorschläge zur Vorbeugung und Bekämpfung von Korruption
• Jährliche Erstellung eines kurzen Arbeitsberichts

Befugnisse

• Durchführung von Recherchen, Klärung des Sachverhalts nach eingegangenen Hinweisen auf Korruption in der Stadtverwaltung; eigene Ermittlungen innerhalb der Stadtverwaltung nimmt der Ombudsmann nur mit der Zustimmung des Bürgermeisters der Stadt Dormagen auf
• Einschaltung der Strafverfolgungsbehörden nach Information des Bürgermeisters und der Anti-Korruptionsstelle

Verpflichtung

Der Ombudsmann ist verpflichtet, die mit seiner Funktion verbundenen Aufgaben gewissenhaft wahrzunehmen. Dazu gehört insbesondere die der jeweiligen Sache nach gebotene Verschwiegenheit.