Beglaubigungen von Abschriften

Eine Beglaubigung ist die Bestätigung der Übereinstimmung einer Kopie/Abschrift mit einem Original durch einen Beglaubigungsvermerk.

Dazu wird das Original des Schriftstückes mit einer davon gefertigten Kopie oder Abschrift verglichen und mit einem Beglaubigungsvermerk versehen. Die so beglaubigte Kopie/Abschrift kann im allgemeinen Rechtsverkehr an die Stelle des Originals treten.

Verwaltungsverfahrensgesetz : Amtliche Beglaubigung von Abschriften und Unterschriften

RdErl. d. Innenministers v. 28. 4. 1977 - I C 2/17-21.14

Die Befugnis und Form der amtlichen Beglaubigung sind durch die §§ 33 und 34 des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) (SGV. NRW. 2010) und die Verordnung zur Bestimmung der zur amtlichen Beglaubigung befugten Behörden vom 19. April 1977 (GV. NRW. S. 180 / SGV. NRW. 2010) geregelt. Die amtliche Beglaubigung ist zu unterscheiden von der öffentlichen Beglaubigung im Sinne von § 129 BGB, die nur durch einen Notar erfolgen kann (vgl. § 65 des Beurkundungsgesetzes).

Originaldokument

Originaldokument ist vorhanden.

Diese Leistung kann nur persönlich beim Bürgeramt durchgeführt werden.

Sie kommen mit den notwendigen Unterlagen in das Bürgeramt, diese werden geprüft und umgehend bearbeitet.

Die Beglaubigungen können Sie dann sofort mitnehmen.

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Sofortige Ausstellung 

Eine amtliche Beglaubigung (nicht zu verwechseln mit einer öffentlichen Beglaubigung) ist nicht in allen Fällen zulässig. Die Zulässigkeit ist in der Regel gegeben, wenn das Original des Schriftstückes von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde oder die Abschrift oder Kopie zur Vorlage bei einer deutschen Behörde bestimmt ist (§ 33 Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen).

Maßgeblich ist der Behördenbegriff des Verwaltungsverfahrensgesetztes.

Nicht beglaubigt werden unter anderem:

• Schriftstücke, für die eine öffentliche Beglaubigung nach § 129 BGB (beispielhaft durch einen Notar) vorgesehen ist.
• Personenstandsurkunden - diese sind beim zuständigen Standesamt anzufordern
• Führerscheine und Nationalpässe - hier darf der Effekt, dass die Kopie an die Stelle des Originals tritt, gerade nicht eintreten.
• Abschriften und Kopien, wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist. (Die Beglaubigung eines Auszuges ist hingegen unter ausdrücklichem Hinweis hierauf zulässig.)
• Da die Zulässigkeit der amtlichen Beglaubigung im wesentlichen vom (Rechts-)Charakter des Originals abhängt, bedarf es der Kenntnis seines Inhaltes. Dies schliesst die Beglaubigung fremdsprachiger Schriftstücke grundsätzlich aus.
• Kopien von Schriftstücken, die Durchstreichungen oder Ergänzungen anthalten, die im Original nicht vorhanden sind.

Für Rentenzwecke kann ein Übereinstimmungsvermerk auf der Kopie angebracht werden (keine Beglaubigung).