Veranstaltungen planen und anmelden

Beschreibung

Ein gemeinsamer Zugang für Ihre Veranstaltung

Ob Karnevalsumzug, Schützenfest, Martinszug, Prozession, Straßenfest, Zirkus oder Konzert: Stellen Sie Ihr Vorhaben der zentralen Veranstaltungskoordination vor. Sie ist Ihr erster Kontakt für die Abstimmung mit den zuständigen Ämtern, Abteilungen und unter Umständen anderen Behörden. Dazu gehören auch Veranstaltungen auf privaten Flächen, wenn öffentlich-rechtliche Anforderungen oder Auswirkungen auf die Umgebung zu klären sind.

Die Anmeldung gibt der Stadt die Informationen, um Ihr Vorhaben einzuordnen und erforderliche Verfahren zu bestimmen. Je nach Veranstaltung können mehrere gesonderte Anzeigen, Anträge oder Genehmigungen hinzukommen. Die Anmeldung allein ist noch keine Genehmigung. Eine allgemeine Genehmigungspflicht für jede private Feier folgt daraus nicht.

Was die Veranstaltungskoordination für Sie leistet

Wir klären anhand Ihrer Angaben, welche fachlichen Fragen zu bearbeiten und welche Stellen einzubeziehen sind. Dazu können insbesondere Ordnungsamt, Straßenverkehrsbehörde, Bauaufsicht, Feuerwehr, Rettungsdienst, Polizei sowie weitere Fachbehörden gehören. Wir stimmen mit Ihnen ab, welche ergänzenden Angaben, Pläne oder Konzepte für Ihr Vorhaben benötigt werden.

Die zentrale Koordination führt die Abstimmungen zusammen. Sie übernimmt weder Ihre Aufgaben als Veranstalter noch die gesetzlichen Entscheidungen anderer Behörden. Auch die Zusage einer Fläche oder die Beauftragung eines Sicherheitsunternehmens ersetzt keine erforderliche Erlaubnis.

Erste Angaben zur Veranstaltung

Nutzen Sie das Formular „Anmeldung einer Veranstaltung“ und fügen Sie eine verständliche Beschreibung sowie einen Lage- oder Streckenplan bei. Für die erste Einordnung helfen insbesondere:

• Name, Art und Zweck der Veranstaltung; bei Wiederholungen Hinweise auf Änderungen gegenüber dem Vorjahr;
• verantwortlicher Veranstalter, Veranstaltungsleitung, Vertretung und erreichbare Kontaktpersonen;
• Ort, Datum, Ablauf sowie Auf- und Abbau; bei Umzügen Aufstellung, Strecke und Auflösung;
• erwartete Gesamtbesucherzahl und die höchste gleichzeitig anwesende Personenzahl; Teilnehmende und Publikum gegebenenfalls getrennt;
• frei zugängliches oder abgegrenztes Gelände, Einlässe, geplante Aufbauten und Flächennutzung;
• Musik, Alkoholausschank, Feuerwerk, Fahrgeschäfte, Tiere oder andere besondere Programmbestandteile;
• absehbare Auswirkungen auf Straßenverkehr, An- und Abreise, Nachbarschaft und bestehende Nutzungen.

Teilen Sie mit, welche Punkte noch nicht feststehen. So lassen sich Anforderungen bereits während der Planung abstimmen. Bei komplexen Vorhaben ist eine frühe Kontaktaufnahme sinnvoll, bevor schwer veränderbare organisatorische oder vertragliche Festlegungen getroffen werden.

Wie die Sicherheit bewertet wird

Für Veranstaltungen im Freien dient der NRW-Orientierungsrahmen für Veranstaltungen mit erhöhtem Gefährdungspotenzial als fachliche Orientierung. Bewertet wird die konkrete Veranstaltung als Ganzes. Neben der Personenzahl sind insbesondere Flächen, Engstellen, Zu- und Abwege, Besucherbewegungen, besondere Risiken und mögliche Wechselwirkungen mit dem Umfeld zu betrachten.

Auch ein kleineres Ereignis kann bei ungünstigen Rahmenbedingungen eine vertiefte Prüfung benötigen. Umgekehrt erfordert nicht jede Veranstaltung ein umfangreiches Sicherheitskonzept. Die Stadt teilt Ihnen mit, welche Unterlagen und Abstimmungen für die Beurteilung Ihres Vorhabens erforderlich sind.

Veranstaltungsbeschreibung oder Sicherheitskonzept

Bei überschaubaren Veranstaltungen kann eine hinreichend konkrete Beschreibung mit den wesentlichen Sicherheitsmaßnahmen ausreichen. Bei erhöhtem Gefährdungspotenzial ist ein auf die Veranstaltung zugeschnittenes Sicherheitskonzept vorzulegen und abzustimmen. Baurechtliche Anforderungen an ein Sicherheitskonzept bleiben daneben zu beachten.

Ein Sicherheitskonzept beschreibt, wie Risiken begrenzt werden und wer im Ereignisfall handelt. Es muss zu Ihrem Gelände, Programm und Publikum passen. Ein unverändert übernommenes Konzept einer anderen Veranstaltung reicht dafür nicht aus. Für ein wiederkehrendes Fest sind Änderungen und Erfahrungen aus den Vorjahren einzubeziehen.

Welche Inhalte das Sicherheitskonzept abdecken soll

Der konkrete Umfang wird mit den beteiligten Stellen abgestimmt. Für die Ausarbeitung sollten Sie insbesondere folgende Fragen beantworten:

• Verantwortung und Kommunikation: Wer leitet die Veranstaltung? Wer entscheidet über Programmunterbrechung oder Abbruch? Wie erreichen sich Veranstaltungsleitung, Sicherheitsdienst und weitere Beteiligte?
• Flächen und Besucherführung: Wie verteilen sich Gäste auf Gelände und Wege? Wo entstehen Warteschlangen oder Engstellen? Wie werden Einlass, Auslass und bei Bedarf eine Räumung organisiert?
• Brandschutz und Rettung: Wie bleiben Zufahrten und Rettungswege frei? Welche Maßnahmen sind für Aufbauten, Energieversorgung, Feuer und besondere Darbietungen vorgesehen? Wie ist die medizinische Hilfe organisiert?
• Ordnungsdienst und Schutz der Gäste: Welche Aufgaben übernimmt der beauftragte Veranstaltungsordnungsdienst? Wie werden Mitarbeitende eingewiesen und Zuständigkeiten vor Ort verständlich festgelegt?
• Besondere Ereignisse: Wie reagieren Sie auf Unwetter, Stromausfall, einen Brand, gefährliches Gedränge oder andere für Ihr Vorhaben relevante Lagen? Wer erkennt die Lage, wer alarmiert und wer setzt welche Maßnahme um? Stimmen Sie mit den zuständigen Sicherheitsbehörden ab, welche vorsätzlich verursachten Gefahren und gegebenenfalls Maßnahmen zum Zufahrtsschutz zu berücksichtigen sind.
• Information und Zugänglichkeit: Wie erhalten Gäste verständliche Hinweise? Wie berücksichtigen Sie Menschen, die bei Orientierung, Bewegung oder beim Verlassen des Geländes Unterstützung benötigen?

Pläne, Zuständigkeitsübersichten und Erreichbarkeiten müssen zusammenpassen. Ändern sich sicherheitsrelevante Teile der Planung, legen Sie die aktualisierte Fassung vor. Die beteiligten Personen müssen vor Veranstaltungsbeginn wissen, welche Fassung gilt.

Verkehrskonzept und Umzüge

Betrachten Sie neben dem Veranstaltungsort auch die An- und Abreise. Stellen Sie dar, wie Besucherinnen und Besucher zu Fuß, mit dem Fahrrad, dem Auto oder dem öffentlichen Nahverkehr ankommen und wieder abreisen. Berücksichtigen Sie Parkflächen, Wartebereiche, Querungen und mögliche Konflikte mit dem übrigen Verkehr.

Bei Karnevals- und Schützenumzügen, Martinszügen und Prozessionen gehören der gesamte Zugweg sowie Aufstell- und Auflösungsflächen zur Betrachtung. Beschreiben Sie mitgeführte Fahrzeuge, Pferde, Musikgruppen und Bereiche mit besonderem Zuschaueraufkommen. Benennen Sie die vorgesehenen Verantwortlichen für den Ablauf.

Notwendige Sperrungen, Umleitungen, Haltverbote und Beschilderungen werden mit der Straßenverkehrsbehörde und Polizei abgestimmt. Sie dürfen nicht allein aufgrund eines selbst erstellten Plans umgesetzt werden. Welche Unterlagen und verkehrsrechtlichen Entscheidungen erforderlich sind, erläutert die verknüpfte Dienstleistung „Umzüge und Veranstaltungen im Straßenraum“.

Abstimmung und Entscheidungen

Die zuständigen Stellen prüfen die eingereichten Unterlagen aus ihrem jeweiligen Aufgabenbereich. Bei erhöhtem Gefährdungspotenzial werden die notwendigen Sicherheitsabstimmungen gemeinsam koordiniert. Rückfragen oder Überarbeitungen können erforderlich sein, bevor die vorgesehenen Maßnahmen ausreichend beurteilt werden können.

Sicherheitsabstimmung, einzelne Genehmigungen und die tatsächliche Umsetzung gehören zusammen. Aus einer positiven Rückmeldung zu einem Teilaspekt folgt noch keine Freigabe der gesamten Veranstaltung. Beginnen Sie genehmigungspflichtige Tätigkeiten erst, wenn die hierfür notwendigen Entscheidungen vorliegen und deren Voraussetzungen erfüllt sind.

Durchführung und Nachbereitung

Sorgen Sie dafür, dass Veranstaltungsleitung, beauftragte Dienste und weitere verantwortliche Personen ihre Aufgaben kennen und während der Veranstaltung erreichbar sind. Setzen Sie die abgestimmten Maßnahmen und behördlichen Auflagen um. Halten Sie notwendige Wege frei und reagieren Sie auf Veränderungen der Lage.

Erhebliche Änderungen gegenüber der abgestimmten Planung sind erneut mit den zuständigen Stellen zu klären. Halten Sie besondere Vorkommnisse und wesentliche Entscheidungen fest. Bei der Nachbereitung können diese Informationen helfen, Schwachstellen zu erkennen und die Planung einer Folgeveranstaltung zu verbessern.